domingo, 14 de diciembre de 2008

5S en el mail



Uno de los objetivos más difíciles de conseguir, hoy en día, es mantener controlada la bandeja de entrada del mail. Hay que tener respeto al uso del mail, porque es conocido el hecho de que es uno de los famosos "ladrones de tiempo", responsables de un menor rendimiento laboral.


Con los actuales flujos de información y lo sencillo que resulta pinchar en el botón de copia, lo normal es que no visitemos con agrado nuestra bandeja de entrada. Y cuando la visitamos nos solemos decepcionar bastante por la cantidad de nuevos mensajes que nos invaden. Lo que viene acompañado de una buena carga de trabajo. Además de la conocida "ruptura de ritmo" con respecto a las tareas que estábamos realizando.

De la mano de J.M. Bolivar de Óptima Infinito he comenzado a descubrir lo que es el GTD como método para aumentar la productividad personal. Es posible unir el Sistema de Producción Toyota y el GTD. Y así proceder a mantener en perfecto estado de revista nuestra bandeja de entrada. O acaso, el hábito de mantener limpio y ordenado nuestro mail, ¿no es un proceso de 5S?, con el que conseguimos mejorar nuestro entorno de trabajo y por consiguiente nuestro rendimiento y hasta nuestro estado anímico, conseguimos un poco más de orden e incluso paz.

Os recuerdo y os invito a practicar las 5S de vuestro e-mail, siguiendo los ya famosos pasos:

- Seiri (Clasificar): Tenemos que seleccionar los mensajes que valen y los que no valen. Es útil marcarn un criterio, por ejemplo: una semana o quince días. Un mensaje que en este plazo no ha sido necesario utilizarlo puede ser eliminado. Tiene que ser nuestra experiencia la que nos dicte el plazo.

- Seiton (Ordenar): Una vez que hemos realizado la limpieza del correo, tenemos que crear las carpetas necesarias y archivar cuidadosamente cada correo. Transformándolos en tareas a realizar, a delegar, simplemente informaciones, etc. La bandeja de entrada debe de quedar prácticamente limpia, para verificarla de un rápido y simple plumazo.

- Seiso (Limpiar): Podemos decir que en GTD esta S sería limpiar nuestra bandeja a diario, pero NO CONTINUAMENTE. Solamente en las 2 ó 3 visitas periódicas que nos marquemos como buenas.

- Seiketsu (Limpieza estándar): En esta caso, la cuestión sería ¿por qué no aplicar este método al resto de entradas?, ya sean vía papel, conversaciones, llamadas, etc.

- Shitsuke (Disciplina): Se refiere a convertir los tres primeros pasos en nuestro estándar, nuestra bandera. Ejecutar este hábito siempre y mantenerlo en el tiempo como nuestra best practice.

Para animaros un poco, os puedo decir que es posible, difícil pero factible. En mi caso particular limpié la bandeja hace unos 2 meses y a día de hoy solamente tengo 8 mails sin archivar o convertir en tareas. Es costoso y requiere un esfuerzo y una disciplina, hasta que se crea el hábito, pero era necesario dado el flujo de información que pasa por mi bandeja.

6 Comments:

José Miguel Bolívar said...

Me ha gustado mucho cómo has relacionado ambos sistemas de productividad. Me parece que mirar GTD desde la perspectiva de las 5S es un ejercicio no sólo interesante sino también muy enriquecedor.

Muchas gracias por la referencia a mi blog.

JM

Ekaizen said...

@José Miguel: gracias, pero yo me ha limitado a exponer algo que ha surgido de modo natural. He fusionado mi experiencia, algo en lo que soy experto y me gusta, con temas que estoy descubriendo. Y siempre, nuestra naturaleza nos empuja a buscar similitudes entre lo nuevo y lo que ya conocemos.

Un saludo

Joserra said...

Yo lo reviso habitualmente, eso no puedo evitarlo :)
Pero desde que aplico GTD tengo mi correo que da gusto entrar por que !la bandeja de entrada está generalmente vacia! :)
Con GMail y RememberTheMilk borro, archivo o convierto en tareas (acción siguiente, o en espera,...) cualquier email. Y realmente esto da una sensación de que no se te escapa nada muy gratificante.

Félix said...

Todo está bien salvo cuando son una media de 50 correos diarios y casi nada de tiempo de supervisión.

Para mi, un problema añadido es la blackberry, pues hay muchos correos breves de información que leo en la blackberry pero que luego me encuentro pendientes en el buzón del PC, así que tengo el doble trabajo de chequearlos todos por si acaso elimino algo valioso.

Senior Manager said...

Ekaizen, a veces la aplicación del GTD cuesta, pero sigue siendo el camino a seguir. para mi es bastante difícil encontrar la disciplina necesaria para aplicarlo correctamente, pero lo sigo intentando.
SM

Ekaizen said...

@Joserra: enhorabuena por ser tan constante y ordenado como para aplicar GTD, ¿nos podrías comentar si has notado un aumento en tu rendimiento laboral?.

@Félix: si hablo de 50 mails diarios y de muy, muy diversas procedencias y que en muchos casos no sabes si vas a necesitar o no. Por eso lo mejor es en el momento indicado abrirlo, leerlo y ordenarlo en su lugar correspondiente. Para tenerlo disponible si hace falta.

@Senior: no te puedo aconsejar, no utilizo GTD. Lo único que al ir leyendo alguno de los consejos dije que sería una buen idea aplicar las 5S al mail. Dediqué unos días a pensar como organizarlo y lo puse en práctica y desde entonces muy bien, todo limpio y ordenado.

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