martes, 6 de mayo de 2008

¿Por qué sentimos que perdemos el tiempo en las reuniones?


La complejidad en la vida profesional no presenta visos de disminuir, sino todo lo contrario, por tanto, es de prever que en adelante seguiremos reuniéndonos cada vez con más frecuencia. El individuo pierde su importancia y se impone el trabajo en equipo.

El hecho de que cada vez sea más frecuente el trabajar en equipo, hace más necesarias las reuniones. Pero esto no impide que surjan las quejas y la sensación de que la mayoría de las reuniones de trabajo son un despilfarro de tiempo. Cada vez que esto sucede, es un indicador de que algo va mal y tenemos que plantearnos ¿por qué se celebran las reuniones?

Se podría definir una reunión de trabajo como un grupo de personas que piensan juntas para conseguir un fin.

Por tanto, una reunión es algo complejo, ya que en ella participamos individuos pero a su vez, nos comportamos como miembros de un grupo. Por lo que, nuestra conducta puede verse alterada por las relaciones con los demás.

Si en la definición de reunión hemos indicado que el objetivo de una reunión es conseguir un fin, entonces: ¿por qué nos reunimos? Desde un punto de vista general, se podría afirmar que son 4 los principales motivos: discutir, decidir, informar o destruir (e incluso manipular).

Para mejorar la calidad de las reuniones en las que participamos, habría que acudir con una noción más exacta de las razones por las que ésta se celebra, como por ejemplo:

- Para intercambiar informaciones y evaluarlas: porque un grupo evalúa la información con mayor eficacia que una única persona.

- Para solventar problemas: para ello hay que definir claramente el problema a solucionar y elegir las herramientas adecuadas para su resolución.

- Para resolver conflictos: en una reunión se puede descubrir el origen de un conflicto y explorar los modos de solucionarlo. Como podría suceder en el caso de las negociaciones.

- Para inspirar: los seres humanos somos gregarios y comentar los problemas con otros, a veces, facilita la resolución de un problema. Y siempre, sentir el apoyo de un grupo, transmite energía y aumenta la motivación.

Pero entonces, si las reuniones son eventos más o menos naturales, que responden a una necesidad de contacto social y de sentimiento de pertenencia a un grupo. ¿Por qué el daño que causa una reunión deficiente o mal dirigida, es mucho mayor del que cabría imaginar en un principio? Es preferible una reunión cancelada, explicando previamente los motivos que obligan a esta cancelación, que una reunión mal dirigida.

Son prácticamente innumerables los factores que nos llevan a considerar que una reunión ha sido un fracaso o una pérdida de tiempo. A continuación listamos algunos de los más importantes, pero os invitamos a que aportéis vuestros comentarios con experiencias propias:

- Era innecesaria.

- Se celebró por un motivo inapropiado.

- No estaba claro el objetivo.

- Las personas no eran las adecuadas.

- No se ejerció un control inadecuado.

- Existía un mal ambiente durante la reunión.

- Momento inoportuno para su celebración.

7 Comments:

Senior Manager said...

No te imaginas la cantidad de reuniones sin sentido a las que he tenido que asistir. En una empresa para la que trabajaba se hacían los lunes por la mañana, así que imagina a todos tratando de centrarnos pero aún distraídos recordando el fin de semana. Algunos con dos cafés en el estómago pero aún con sueño. La mayoría escuchando datos y números que ya sabíamos de antemano. Mucha información en el aire que podríamos haber leído en un simple e-mail. Resultado: tiempo perdido y nada más. De las dos horas y media invertidas en reunirnos, sólo fueron útiles y productivos 15minutos en total. Lo más preocupante, es que aún sabiendo este hecho, siguen reuniéndose todos los lunes para perpetuar la aburrida rutina corporativa.

Estoy de acuerdo con lo escrito en tu post y debemos evitar el seguir organizando reuniones estériles en lugar de aprovechar mejor el tiempo. Pienso que es posible discutir los temas importantes en mini reuniones o juntas-express, que sólo involucren a los interesados y que no duren más de 15 minutos o incluso podemos usar las herramientas de la Web 2.0 para hacerlo sin movernos de nuestro lugar de trabajo... ¿qué te parece?

Maria said...

Olvidamos con frecuencia que al principio y al final de cada proyecto hay una emoción, aunque parezca extraño en el mundo empresarial. Somos además animales grupales por eso yo creo que muchas reuniones surgen de la necesidad humana de interactuar físicamente, de intercambiar opiniones, de observar reacciones, de actuar, de convencer, a veces tambien de vencer, de influir e incluso de manipular. La percepción es difícil via electrónica porque falta la expresión, la voz y el gesto delatores de los sentimientos, y aunque el teléfono y la teleconferencia ayuden no es lo mismo cuando se busca el apoyo o el consenso.

toño said...

Entiendo yo, que algo básico es que la reunión tenga un motivo: mostrar puntos de vista sobre temas relevantes, informar de algo, diseñar estrategias o crear buen ambiente en la empresa a base de cierta confraternizar... Pero así, por sistema... la "reunión de los lunes a las 9"... entiendo mucho menos anquilosante y más entretenido un cafetito informal entre los empleados que así dispongan...

Eric said...

Para mi el gran problema de reuniones es que muy pocas veces se fija objetivos de las reuniones.

Habrá que salir con resultados tangibles en forma de action items para próximos pasos.

Me encanta el idea publicado aquíde "meeting tokens".

eKaizen said...

@Todos en general: este post surgió de la desesperación que, en ocasiones, me entra en muchas reuniones rutinarias.
Aunque os resulte increible, que lo es, podemos tener un calendario semanal de reuniones preestablecidas y totalmente rutinarias (existe la reunión de los lunes, no a las 9:00 pero si a las 10:30). Generalmente son reuniones informativas más que participativas que en la mayoría de los casos se podrían sustituir por unos mails explicativos.

Incluso como propone Senior, podríamos aprovecharnos de las herramientas 2.0 y abrir por ejemplo una wiki que sustituya a algunas reuniones. Por poner un ejemplo se podría abrir un wiki de productividad donde los miembros del grupo irían añadiendo sus comentarios/aportaciones/ideas sin necesidad de coincidir en el mismo espacio físico y temporal.

Pero como bien dice María el "calor" de una reunión muchas veces hace que nos juntemos más que reunirnos, buscamos sentirnos miembros de un colectivo, somos seres sociales.

En cuanto a lo de los objetivos en una reunión, me parece que nos falta mucho por madurar hasta llegar a ese punto.

Un saludo a todos

elhectron said...

La funcion del piloto es fundamental. Es basico que nadie se salga del tema con palabreria y discurso sobre las penas de cada uno (laboralmente hablando) y dejar ciertas denuncias para otros foros mas adecuados.

Tambien me parece importante tratar correctamente los temas en los distintos niveles.
Se tiende, en un determinado nivel jerarquico, a tratar el tema de la manera del nivel inferior y viceversa

Manuederra said...

Muy de acuerdo; la pérdida de tiempo en las reuniones puede llevar a tutankamonizar una idea y, sobre todo, a desmotivar profundamente a las personas:

http://metodotutankamon.blogspot.com/

© New Blogger Templates | Webtalks