Etapas para la solución de problemas

Hasta hace poco tiempo estaba totalmente de acuerdo con las 5 reglas de Oro de la Gerencia Gemba de Masaaki Imai. Estas 5 reglas venían a decir:

1.- Cuando surja un problema vaya primero al gemba (puesto de trabajo).
2.- Verifique el gembutsu (entorno del puesto de trabajo).
3.- Tome medidas preventivas sobre el terreno.
4.- Encuentre la causa fundamental que origina el problema.
5.- Estandarice para evitr la reaparición del problema.

Pero estos 5 puntos, que tienen mucho sentido y que animo a cualquiera que trabaje en una factoría a cumplir; como ayuda para gestionar un taller de fabricación. Necesitan de otos trabajos, en algunos casos previos y en otros paralelos, a estos pasos que hemos mencionado. Para abordar con éxito el tratamiento de un problema, debemos de actuar siguiendo una línea lógica de pensamiento o al menos de comportamiento. Mi experiencia de estos últimos años, junto al trabajo que estoy tratando de realizar para estandarizar los pasos a seguir en el análisis y resolución de defectos. Me animan (puede que prematuramente) a compartir que son 5 las principales fases por las que debemos transcurrir si pretendemos resolver más o menos acertadamente un problema; al hablar de problemas me refiero fundamentalmente a defectos de calidad, aunque son fases tan generales que podrían ser extrapolables a otros ámbitos.

Estas fases principales vendrían a ser:

1.- Identificar el defecto.
2.- Recopilar datos.
3.- Analizar hasta encontrar la causa fundamental.
4.- Ensayos y acciones correctivas.
5.- Constatar resultados y estandarizar.

El primer paso es fundamental ya que si, por ejemplo, se trata de un entorno empresarial amplio. Un defecto puede ser denominado de un modo u otro dependiendo del área de trabajo. Por tanto, el primer paso antes de comenzar a hacer algo es saber qué está pasando, para ello no nos queda más remedio que ir al gemba e investigar.

Después comenzaría la etapa de recopilar datos, realizar mediciones de todo tipo, paretos u otros gráficos, conocer cuál es el efecto cliente de ese defecto. Refiriéndome a cliente en el "concepto amplio", quiero decir, tanto interno como externo a la factoría. Para esta fase podemos utilizar como guía el método de las 5 M: máquinas, materiales, mano de obra, método y medio ambiente.

La tercera de las etapas es analizar nuestros datos recopilados tratando de buscar la causa raíz que origina las anomalías de nuestro sistema. Podría ser de utilidad el empleo del método de los 5 ¿por qués? o un diagrama de Ishikawa o de espina de pescado.

La siguiente fase tiene que ver con llevar a la práctica las conclusiones que se han obtenido de la fase de análisis, generalmente realizada sobre papel. Por eso es importante la ejecución de ensayos que nos permitan verificar la factibilidad técnica de la posible solución.

Por último, una vez puestas en marcha las acciones correctivas, se hace necesario verificar si realmente se ha resuelto el problema y en caso afirmativo, proceder a la estandarización para evitar que reaparezca.